前回の記事では、スプレッドシートの基本操作を紹介しました。
今回はその応用として、「自分やチームのタスクを整理できるテンプレート」を作っていきます。
Excelよりも軽く、複数人で同時編集できるスプレッドシートは、日々のタスクを“見える化”するのに最適なツールです。
Contents
完成イメージ
作成するテンプレートは、次のようなシンプルな構成です。
| タスク名 | 担当者 | 期限 | ステータス | メモ |
|---|---|---|---|---|
| 資料作成 | 山田 | 10/20 | 進行中 | A社向け提案書 |
| 打ち合わせ調整 | 佐藤 | 10/22 | 未着手 | Zoomリンク作成 |
| 請求書送付 | 田中 | 10/25 | 完了 | 10月分送付済み |
この表を作るだけで、「誰が・何を・いつまでに」を一目で確認できるようになります。
STEP1：表の基本構成をつくる
- Googleスプレッドシートを開く
- 1行目に「タスク名」「担当者」「期限」「ステータス」「メモ」と入力
- 2行目以降にタスクを追加していく
まずはこのシンプルな表を完成させましょう。色や罫線は後で整えます。
STEP2：見やすくする装飾（初心者でもできる）
- 1行目を固定：メニュー「表示」→「固定」→「1行」
- 見出しに背景色：ツールバーの塗りつぶしボタンで淡いグレーを設定
- 期限列を日付フォーマットに：列を選択→「表示形式」→「日付」
- ステータス列にドロップダウン：
「データ」→「データの入力規則」で
条件に未着手,進行中,完了を設定
このドロップダウンを使うと、誰でも簡単に進捗を管理できます。
STEP3：進捗を自動で色分け（条件付き書式）
- ステータス列（例：D列）を選択
- メニュー「表示形式」→「条件付き書式」をクリック
- テキストが「完了」のとき → 緑色
- テキストが「進行中」のとき → 黄色
- テキストが「未着手」のとき → 灰色
色分けするだけで、タスク全体の状況をひと目で把握できます。
STEP4：チーム共有と更新ルール
- 共有設定：右上の「共有」ボタン → メンバーのメールを追加
- 更新ルール：「完了したら色を変える」「期限が近いタスクを上に表示」など簡単なルールを決めておく
- コメント：右クリック → 「コメントを挿入」で補足や指示を書ける
スプレッドシートはリアルタイムで同時編集できるため、進捗会議のメモにも最適です。
応用：ChatGPTやGASと連携して自動化もできる
- ChatGPTに「タスク説明」列を自動生成させる
- GASで期限が近いタスクを自動通知（SlackやLINE）
- 完了タスクを別シートに自動移動して履歴化
こうした自動化は、シリーズ後半（第4回・第5回）で詳しく紹介します。
まとめ：タスクの“見える化”がチームを動かす
スプレッドシートのタスク管理は、特別なツールを使わずにすぐ始められます。
小さなチームや個人業務でも効果抜群。見える化するだけで、ムダや抜け漏れが減り、仕事がスムーズになります。
ぜひ取り入れてみてくださいね
