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Googleフォームの回答、あとから仕分けで困っていませんか？
Googleフォームで集めた回答を見て、
「これは要望」「これはクレーム」「これは質問」
とあとから手作業で分類していないでしょうか。
回答数が少ないうちは問題ありませんが、
数が増えると確認・仕分けだけで時間を取られてしまいます。
考え方：判断は人、分類までを自動化する
最初から「完全自動対応」を目指す必要はありません。
ここでの目的は、
人が判断しやすい状態まで整えることです。
・問い合わせの種類を分ける
・緊急度が高そうなものを見つける
・対応の優先順位をつけやすくする
この「分類」までを自動化するだけで、実務はかなり楽になります。
具体例：自由記述をカテゴリ別に分類する流れ
① Googleフォームを作成する
まずは通常どおりGoogleフォームを作成します。
ポイントは、自由記述の質問を1つ入れることです。
例：
「お問い合わせ内容を自由にご記入ください」
② 回答をスプレッドシートに保存する
フォームの「回答」タブから、
スプレッドシートを作成します。
1行につき1件の回答が入る状態になります。
③ 分類用のカテゴリを決める
事前に、大まかなカテゴリだけを決めておきます。
例：
- 質問
- 要望
- クレーム
- その他
細かくしすぎる必要はありません。
④ ChatGPTに分類させるプロンプトを作る
スプレッドシートの回答内容を、
ChatGPTに渡して分類してもらいます。
プロンプト例は次のとおりです。
以下の文章を読んで、最も近いカテゴリを1つ選んでください。
【カテゴリ】
・質問
・要望
・クレーム
・その他
【文章】
ログイン方法が分からず困っています。
この形であれば、
どのカテゴリに当てはまるかをシンプルに返してくれます。
⑤ 分類結果をスプレッドシートに反映する
ChatGPTの回答結果を、
スプレッドシートの「カテゴリ列」に入力します。
これだけで、
回答一覧をカテゴリ別に並び替え・絞り込みできるようになります。
実務で使うときの注意点
- 100％正確とは思わない
- 迷う内容は「その他」に入る前提にする
- 最終判断は必ず人が行う
特に、
クレームと要望の境目は曖昧になりやすいです。
あくまで一次分類として使うのが安全です。
まとめ：分類するだけで対応スピードが上がる
- Googleフォームの自由記述は整理が大変
- ChatGPTでカテゴリ分けすると一覧性が上がる
- 判断は人、分類までを自動化するのが現実的
この仕組みを入れるだけで、
問い合わせ対応やアンケート分析がかなり楽になります。
