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社内問い合わせ対応、こんな悩みありませんか？
- 同じ質問が何度も来る
- そのたびに説明するのが大変
- 本来の業務が中断されてしまう
こうした悩みは、ChatGPTを使った社内問い合わせ対応の自動化で大きく軽減できます。
ChatGPTで何ができるの？
- よくある質問への一次回答を自動化
- 人に聞く前の「自己解決」を促せる
- 担当者の負担を減らせる
すべてを任せるのではなく「一次対応」までをAIに任せるのがポイントです。
この記事で紹介する内容
- ChatGPTを社内問い合わせに使う考え方
- そのまま使えるプロンプト例
- 業務で使う際の注意点
ITが苦手な方でも実践できる内容です。
基本の考え方：ChatGPTは「案内係」
ChatGPTは判断を下す役割ではありません。
- 社内ルールを案内する
- マニュアルの場所を示す
- よくある質問に答える
最終判断や例外対応は人が行う、これが安全な使い方です。
社内問い合わせに向いている質問例
- 経費精算の手順
- 勤怠入力の方法
- 社内ツールの使い方
- 申請書の提出先
「毎回説明している内容」は、ほぼ自動化できます。
そのまま使える基本プロンプト
あなたは社内サポート担当です。
以下の質問に対して、
社内ルールを前提に、わかりやすく丁寧に回答してください。
不明な場合は「担当者へ確認してください」と案内してください。
【質問内容】
〇〇〇〇
実際の入力例
あなたは社内サポート担当です。
以下の質問に対して、
社内ルールを前提に、わかりやすく丁寧に回答してください。
不明な場合は「担当者へ確認してください」と案内してください。
【質問内容】
経費精算はいつまでに申請すればいいですか？
ChatGPTの回答例
経費精算は、原則として
利用月の翌月10日までに申請してください。
期限を過ぎた場合は、
上長または経理担当者へご相談ください。
簡潔・断定しすぎない文章になるのがポイントです。
よくあるパターン別プロンプト調整
① マニュアルを参照させたい場合
該当するマニュアルの場所も案内してください。
② 判断を避けたい場合
判断が必要な内容は断定せず、
担当者に確認するよう案内してください。
③ 丁寧さを重視したい場合
社内向けでも丁寧な表現を心がけてください。
導入方法の例
- ChatGPTをブックマークして共有
- Googleドキュメントにプロンプトを用意
- SlackやTeamsで質問文を貼り付けて使う
まずはルールを決めずに試すのがおすすめです。
業務で使うときの注意点
- 社外秘情報は入力しない
- ルール変更時は内容を見直す
- AIの回答を鵜呑みにしない
ChatGPTは「人の代わり」ではなく「人の補助」です。
こんな職場におすすめ
- 総務・情シスの負担が大きい
- 少人数で業務を回している
- 問い合わせ対応に時間を取られている
まとめ
ChatGPTを使えば、社内問い合わせ対応のストレスを減らせます。
すべてを自動化する必要はありません。
「よくある質問」だけAIに任せる。
それだけでも、業務は驚くほど楽になります。
