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クレーム対応メール、こんな悩みありませんか？
- 感情的にならない文章を書くのが難しい
- 言い回しに毎回悩んで時間がかかる
- 丁寧に書きたいけど、逆に長くなってしまう
そんなときに役立つのが、ChatGPTによるクレーム対応メールの自動生成です。
ChatGPTを使うと何ができる？
- 感情を抑えた冷静な文章を作れる
- 丁寧で失礼のない言い回しに整えてくれる
- 文章作成にかかる時間を大幅に短縮できる
「考える時間」より「対応する時間」に集中できるようになります。
この記事で紹介する方法
- ChatGPTにそのまま使えるプロンプト
- クレーム内容をどう伝えるか
- 業務で使うときの注意点
ITが苦手な方でもすぐ実践可能です。
基本の考え方：ChatGPTは「下書き担当」
重要なのは、ChatGPTを最終判断者にしないことです。
- 文章のたたき台を作らせる
- 人が最終チェックする
この役割分担が、安心してAIを使うコツです。
そのまま使える基本プロンプト
まずは以下をそのまま使ってみてください。
あなたは丁寧で誠実なカスタマーサポート担当者です。
以下のクレーム内容に対して、
感情的にならず、相手を尊重した丁寧な謝罪メールを作成してください。
【クレーム内容】
〇〇〇〇
「〇〇〇〇」の部分に、クレーム内容を貼り付けます。
実際の入力例
あなたは丁寧で誠実なカスタマーサポート担当者です。
以下のクレーム内容に対して、
感情的にならず、相手を尊重した丁寧な謝罪メールを作成してください。
【クレーム内容】
商品が届くのが予定日より3日遅れました。
連絡もなく、とても不安になりました。
ChatGPTが出力するメール例
この度は、商品のお届けが遅れ、
また事前のご連絡が行き届いておらず、
ご不安なお気持ちにさせてしまい誠に申し訳ございません。
本来であれば、予定通りお届けすべきところ、
当社の対応が至らず深くお詫び申し上げます。
今後は同様の事態が起こらぬよう、
確認体制の強化に努めてまいります。
感情を刺激しない、非常に無難で安全な文章になります。
用途別プロンプト調整例
① 事実確認を優先したい場合
事実関係を整理しつつ、
断定的な表現を避けた文章にしてください。
② 補償・代替案を含めたい場合
お詫びに加えて、代替案や今後の対応案も含めてください。
③ 社内確認中の場合
現在確認中であることを伝え、
結論を急がせない文章にしてください。
業務で使うときの注意点
- 個人情報はそのまま入力しない
- 社内ルール・契約内容は必ず人が確認
- AIの文章を「そのまま送らない」
ChatGPTは文章作成の補助として使うのが安全です。
こんな人におすすめ
- クレーム対応に時間を取られている
- 文章表現に毎回悩んでしまう
- 感情的にならず対応したい
まとめ
ChatGPTを使えば、クレーム対応メールの心理的負担を大きく減らせます。
文章はAIに任せ、
判断と対応は人が行う。
この使い分けが、AI時代の上手な働き方です。
