ChatGPT × GASで報告書を自動作成する方法

報告書作成に、毎回時間を取られていませんか？

業務報告や作業報告を、
スプレッドシートに入力したあと、

• 内容を読み返す
• 要点をまとめる
• 文章として整える

この作業を毎回人の手でやっていると、
「入力より、まとめる方が大変」という状態になりがちです。

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考え方：人は入力、AIは要約

この仕組みで目指すのは、
報告内容の要約・文章化だけをAIに任せることです。

・何をしたか → 人が入力
・どうまとめるか → ChatGPT

判断や最終確認は人が行い、
文章を整える作業だけを自動化します。

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全体の流れ

• スプレッドシートに業務内容を入力
• GASでChatGPT APIを呼び出す
• 報告書用の文章を自動生成
• 生成結果をシートに書き戻す

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事前準備：スプレッドシート構成

以下のようなシンプルな構成がおすすめです。

日付 | 作業内容 | 気づき・補足 | 報告書文章

左側は人が入力、
右側の「報告書文章」はAIが作成します。

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ChatGPTに渡す文章の考え方

AIに丸投げせず、
材料はきちんと渡すのがポイントです。

以下は業務報告の内容です。
上司向けの簡潔な報告書として要約してください。

【作業内容】
・〇〇の資料作成
・△△の確認対応

【補足】
・想定より時間がかかった
・次回は改善できそう

この形にすると、
「報告書っぽい文章」に整えてくれます。

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GASでChatGPTを呼び出す

① Apps Scriptを開く

スプレッドシートから、
「拡張機能 → Apps Script」を開きます。

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② ChatGPT APIを使った要約処理

function createReport() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const row = sheet.getActiveRow();
  const data = sheet.getRange(row, 1, 1, 3).getValues()[0];

  const prompt =
    '以下は業務報告の内容です。' +
    '上司向けの簡潔な報告書として要約してください。\n\n' +
    '【作業内容】\n' + data[1] + '\n\n' +
    '【補足】\n' + data[2];

  const response = callChatGPT(prompt);
  sheet.getRange(row, 4).setValue(response);
}

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③ ChatGPT API呼び出し関数

function callChatGPT(prompt) {
  const apiKey = 'YOUR_API_KEY';
  const url = 'https://api.openai.com/v1/chat/completions';

  const payload = {
    model: 'gpt-4o-mini',
    messages: [{ role: 'user', content: prompt }]
  };

  const options = {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json',
    headers: {
      Authorization: 'Bearer ' + apiKey
    },
    payload: JSON.stringify(payload)
  };

  const res = UrlFetchApp.fetch(url, options);
  const json = JSON.parse(res.getContentText());
  return json.choices[0].message.content;
}

この関数で、
入力内容から報告書文章が自動生成されます。

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実務で使うときの注意点

• そのまま提出せず、必ず目を通す
• 社外秘・個人情報は入れない
• 要約の粒度はプロンプトで調整する

AIは「下書き担当」と割り切るのが安全です。

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まとめ：報告書作成はここまで楽にできる

• 入力は人、文章化はAIに任せる
• GASでワンクリック生成が可能
• 報告書作成の時間を大幅に削減できる

この仕組みは、
次の「週報・月報の自動化」にそのままつながります。