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AIを業務に導入するときに気をつけること【安心して使うための基本】
ChatGPTなどのAIツールを仕事に取り入れる企業が増えています。
「作業が早くなった」「資料づくりが楽になった」などの声もある一方で、使い方を誤ると情報漏えいや誤情報のリスクも。この記事では、AIを業務で安心して使うために知っておきたい基本ポイントをまとめました。
1. 機密情報を入力しない
まず一番大切なのは、社外秘・個人情報をAIに入力しないことです。
ChatGPTなどの生成AIは、入力した内容を学習データに使う可能性があります（※企業向け有料プランでは非学習設定も可）。
特に気をつける情報：
- 顧客名や住所・電話番号などの個人情報
- 契約書・見積書などの社外秘文書
- 未発表の企画・プロジェクト内容
AIには「匿名化した情報」や「サンプルデータ」で質問するのが安心です。
例：×「株式会社〇〇の見積内容をまとめて」
→ ○「架空の会社A社の見積内容を整理して」
2. AIの回答をそのまま信用しない
AIは「それっぽい答え」を作るのが得意ですが、必ずしも正しいとは限りません。
とくに法律・医療・会計などの専門分野では、AIの出力をそのまま使うのは危険です。
AIの回答は“たたき台”と考え、人が内容を確認・修正することが基本です。
コツ：AIに「参考資料として教えて」「根拠も一緒に教えて」と聞くと、精度が上がります。
3. AIの得意・苦手を理解する
AIは万能ではありません。得意なことと苦手なことを知っておくと、使い分けがスムーズです。
| 得意なこと | 苦手なこと |
|---|---|
| 文章の要約・言い換え・文案作成 | 数値計算・最新情報の正確な把握 |
| アイデア出し・説明文・メール下書き | 複雑なデータ処理・専門判断 |
| リマインド・議事録の整理 | 感情・背景を踏まえた意思決定 |
AIに「考えさせる」より、「整理・まとめ・提案を頼む」方が効果的です。
4. 社内ルールを決めておく
AIを業務で使うときは、チーム全体で共通ルールを作るのがおすすめです。
誰かが誤って機密情報を入力してしまうと、組織全体のリスクになります。
ルールの例：
- AIに入力してよい情報／してはいけない情報を明確に
- AIの出力を使うときは必ず人が確認する
- 無料AIツールの利用可否を決めておく
- 社内で利用するツール一覧を共有する
最初は「お試し利用OK・商用文書NG」など、ゆるやかなガイドラインから始めても構いません。
5. セキュリティ設定を見直す
AIツールの多くはWeb上で動作します。ログイン情報やAPIキーの管理は慎重に行いましょう。
- 複数人でアカウント共有しない
- APIキーはGASなどの「スクリプトプロパティ」に保存（コード内に直接書かない）
- 2段階認証を設定する
- 社内共有時はアクセス制限を設定
特にGAS＋ChatGPTなどの連携では、APIキーの扱いが最重要です。
6. 小さく試して効果を測る
AI導入は「いきなり全社展開」よりも、小さな業務から試すのが成功のコツです。
- 1日5分の報告書をAIで要約
- メール文の下書きをAIに任せる
- 社内の質問対応をAIで補助する
小さな成功体験を積み重ねると、自然と周りにも広がります。
7. AIと人の“役割分担”を考える
AIは人の仕事を奪うものではなく、「時間をつくるツール」です。 AIに任せる部分と、人にしかできない判断やコミュニケーションを分けることが大切です。
AIを使う目的は「人を減らす」ことではなく、 “人がより価値ある仕事に時間を使えるようにする”こと。 そこを明確にしておくと、導入がスムーズに進みます。
まとめ：AIを「正しく怖がり、上手に使う」
AIはとても便利ですが、「正確さ」「安全性」「責任の所在」など、まだ人の判断が欠かせません。 だからこそ、AIの得意・苦手を理解し、ルールを決めて、安心して使う環境を整えることが大切です。
ChatGPTなどのAIをうまく使えば、時間の節約だけでなく、発想の幅を広げる力にもなります。 小さなところから、あなたの仕事にもAIを取り入れてみませんか？
