Googleフォーム×GASで承認フローを自動化する方法

承認作業、こんな状態になっていませんか？

• 申請はフォームで集めている
• でも承認はメール・口頭・チャット
• 誰がOKしたか分からない
• 差し戻し理由が残らない

この状態は、「集めるだけ自動化」で止まっています。

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考え方：フォームは「入口」、承認は「流れ」で作る

承認フロー自動化のポイントは、
すべてを完結させようとしないことです。

• 判断は人が行う
• 通知・記録・分岐を自動化する

「一次対応まで」をGASに任せるのが現実的です。

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全体の仕組み

1. Googleフォームで申請を送信
2. GASが内容を取得
3. 承認者へ自動通知（メール or LINE）
4. 承認／差し戻しをクリックで選択
5. 結果を記録・申請者へ通知

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① フォームとスプレッドシートの構成

フォーム回答は、次のような列構成がおすすめです。

申請日 | 氏名 | 内容 | 承認状態 | 承認者 | コメント

承認状態は最初「未確認」にしておきます。

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② フォーム送信時に承認依頼を送る

フォーム送信トリガーを使い、承認者に通知します。

function onFormSubmit(e) {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const row = sheet.getLastRow();
  sheet.getRange(row, 4).setValue('未確認');

  sendApprovalMail(row);
}

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③ 承認メールに「判断リンク」を入れる

承認者はメール内のリンクをクリックするだけです。

承認しますか？

[ 承認する ]
[ 差し戻す ]

それぞれのリンクに、
行番号＋承認結果を含めます。

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④ 承認・差し戻しを処理するGAS

function approve(e) {
  const row = e.parameter.row;
  const result = e.parameter.result;

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  sheet.getRange(row, 4).setValue(result);
}

これで、

• 誰が
• いつ
• どの判断をしたか

が自動で残ります。

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⑤ 承認後の自動処理

OKの場合

• 申請者に承認完了メール送信
• PDF（申込書・申請書）を正式保存

差し戻しの場合

• コメント付きで申請者へ通知
• 再申請を促す

ここまで来ると、紙・口頭・確認漏れが消えます。

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よくある失敗と注意点

承認リンクが第三者に使われる

→ 社内限定・アカウント制限を必ず設定

判断が増えすぎる

→ OK / NG の2択から始める

全部自動化しようとする

→ 最終判断は人が行う前提にする

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この記事の位置づけ（シリーズ）

• ① ChatGPTで文章生成
• ② 週報・月報自動化
• ③ メール・LINE送信
• ④ PDF自動作成
• ⑤ 承認フロー自動化（この記事）

この⑤で、
「業務として回る仕組み」が完成します。

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まとめ｜承認は「仕組み化」すると一気に楽になる

• 判断は人
• 通知・記録・分岐は自動
• GASで十分に実現可能

まずは簡単な申請から、
小さく自動化するのがおすすめです。